1- Zakres i cele przetwarzania. Przetwarzamy dane wyłącznie w zakresie koniecznym do obsługi korespondencji i zarządzania zapytaniami, aby zapewnić przejrzystą komunikację. Dane obejmują podstawowe informacje identyfikacyjne i kontaktowe przekazane w formularzu lub wiadomości e-mail, a ich zakres pozostaje ograniczony do celu. Materiały i wpisy w systemach są porządkowane, aby uniknąć nadmiarowości i niejasności co do zastosowania. Nie wykorzystujemy danych w sposób sprzeczny z opisanymi celami ani nie łączymy ich z celami niezgodnymi z przeznaczeniem. W niniejszej polityce opisujemy podstawowe ramy i punktowo wskazujemy praktyki bezpieczeństwa.
2- Podstawy przetwarzania. Podstawą jest niezbędność do komunikacji na żądanie użytkownika oraz prawnie uzasadniony interes polegający na organizacji korespondencji i dokumentowaniu przebiegu obsługi. W wybranych sytuacjach podstawą może być zgoda, jeżeli jest właściwa dla danego działania, przy czym informujemy o tym w zrozumiały sposób. Nie stosujemy podstaw nieadekwatnych i dbamy o to, by przetwarzanie odpowiadało kontekstowi kontaktu. Każdorazowo kierujemy się zasadą adekwatności i proporcjonalności, a język komunikatów pozostaje neutralny. W razie wątpliwości przekazujemy zwięzłe objaśnienia dotyczące podstawy.
3- Kategorie danych i źródła. Dane pochodzą od użytkownika, który dobrowolnie je podaje w formularzu lub e-mailu, najczęściej są to imię, nazwisko, adres e-mail i treść wiadomości. Nie wymagamy szczególnych kategorii danych i prosimy o niewysyłanie informacji nadmiarowych, aby ograniczyć ryzyko oraz uprościć obsługę. W korespondencji sugerujemy precyzyjny opis sprawy, dzięki czemu łatwiej ją uporządkować. Zakres danych dostosowujemy do celu, bez rozszerzania poza konieczność. W ten sposób wspieramy przejrzystość i minimalizację.
4- Okres przechowywania. Dane przechowujemy tak długo, jak to konieczne do obsługi korespondencji, zapewnienia rozliczalności działań i udokumentowania kontaktu w rozsądnym horyzoncie. Okres może zależeć od kontekstu i liczby wymian, a zasady retencji przewidują porządkowanie oraz usuwanie. Wprowadzamy okresowe przeglądy, aby uniknąć nadmiernego gromadzenia informacji. Gdy cele zostaną zrealizowane, dane podlegają usunięciu zgodnie z ustaleniami. Użytkownik może zapytać o ogólne zasady retencji.
5- Udostępnianie i podmioty współpracujące. Dane mogą być przetwarzane w niezbędnym zakresie przez dostawców usług IT (np. hosting, poczta), działających na podstawie stosownych umów i zabezpieczeń. Przekazanie odbywa się tylko w ramach celu, bez rozszerzania wykorzystania na inne obszary. Wymagamy standardów ochrony i ograniczeń dostępu oraz okresowo weryfikujemy ich spełnienie. Jeżeli występuje przekazanie poza EOG, opieramy je na właściwych mechanizmach zabezpieczających. Nie udostępniamy danych w celach niezgodnych z niniejszą polityką.
6- Prawa użytkownika. Użytkownik może zwrócić się o dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie lub przeniesienie danych, o ile ma to zastosowanie do danego procesu. Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, można ją wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem. Wnioski rozpatrujemy w rozsądnych terminach i w sposób przejrzysty, informując o efektach. Zakres realizacji praw może wynikać z podstawy oraz celu przetwarzania. Komunikujemy się prostym i zwięzłym językiem.
7- Bezpieczeństwo informacji. Stosujemy środki organizacyjne i techniczne adekwatne do charakteru danych i przewidywalnych ryzyk, obejmujące kontrolę dostępu i porządkowanie uprawnień. Przeglądy konfiguracji pomagają utrzymać minimalny zakres przetwarzania oraz chronić integralność danych. Dokumentujemy zmiany w ustawieniach i sposób korzystania z narzędzi, kładąc nacisk na transparentność. Zasady bezpieczeństwa są projektowane tak, by nie obciążać użytkownika zbędnymi formalnościami. W razie potrzeby przekazujemy ogólne informacje o mechanizmach ochrony.
8- Kontakt administratora. Administratorem jest Zodiara. W sprawach dotyczących danych prosimy o kontakt: ul. Generała Jana Henryka Dąbrowskiego 11, 42-200 Częstochowa, Polska; tel. +48 601 466 500; e-mail: support@zodiara.pl. Sekcja ta została umieszczona na końcu w celu łatwego odnalezienia danych korespondencyjnych. Dane kontaktowe służą wyłącznie do spraw opisanych w polityce. Zapewniamy rzeczową i czytelną komunikację.
© 2025 Zodiara. Wszystkie prawa zastrzeżone.